10 maneiras de otimizar a operação do seu time de TI

10 maneiras de otimizar a operação do seu time de TI

Uma infraestrutura de TI realmente eficaz pode se tornar uma vantagem competitiva. Veja como tornar suas operações de TI ainda melhores.

Ter um setor de TI eficiente é o sonho da maioria dos gestores. Principalmente depois do surgimento das novas tecnologias e das terceirizações, que possibilitaram o trabalho remoto e a gestão de projetos em nuvem. Agora, ter uma TI ágil e especializada é regra para que o serviço seja fluido. 

O objetivo da excelência operacional é aumentar o desempenho dos negócios por meio da evolução contínua dos processos, de forma a agregar um valor maior para os clientes por meio da capacidade de resposta e da inovação.

Quais são as principais preocupações e desafios para os profissionais de TI?

As operações de TI são vitais para a saúde e o sucesso da empresa. Estamos numa era em que a tecnologia está evoluindo rapidamente e, com isso, surge uma grande mudança na forma como as unidades de negócios se envolvem com a TI. Seus funcionários e colaboradores esperam por soluções que realmente funcionem.

Além disso, a agilidade tornou-se parte do serviço. Como as operações de TI ajudam a tornar os processos mais ágeis e responsivos, melhorando a estabilidade? Esses são os tipos de preocupações que os líderes de operações de TI enfrentam constantemente. 

Não se trata apenas de tecnologia, e isso é o que muitos profissionais de TI acham frustrante. Não é mais tão simples quanto “uma ferramenta consertará o problema”.

Sendo assim, quais são as mudanças que devem ocorrer na TI da sua empresa?

É hora de repensar os paradigmas e o tempo para uma nova mentalidade. Historicamente, o setor de TI foram percebidos como um centro de custo necessário, uma espinha dorsal. Mas agora o cenário é muito mais complexo que esse. As operações de TI precisam inovar, prever, aprender, evoluir e também adotar uma perspicácia comercial mais profunda, em essência, executando todos os serviços como um negócio dentro do negócio.

Adotar alguns processos internos também pode ajudar a otimizar as operações do seu time de TI. Aqui estão alguns: 

1. Estabeleça metas – e seja “ágil”. 

“Seja ágil na definição de metas”. Foi o que disse Zubin Irani, cofundador e CEO da cPrime , uma empresa de consultoria em gerenciamento de projetos, durante uma entrevista para o canal da SEIBERTMEDIACorp. “Faça com que a equipe estabeleça metas para o trimestre – e divida o trabalho em partes menores que eles possam atribuir e gerenciar automaticamente”.

2. Comunique objetivos, expectativas e funções desde o início. 

Forneça à sua equipe informações básicas e a visão estratégica por trás de cada projeto, atividade, tarefa etc. O fornecimento de mais informações e antecedentes não apenas motiva mais os funcionários, como também os faz se sentirem mais engajados.

Todos na equipe devem saber qual é o objetivo para o qual estão buscando e qual é o sucesso no final de sua jornada. Eles devem ser claros quanto à parte que desempenham no [projeto] e como ajudarão a equipe a alcançar à linha de chegada. É extremamente importante que todos os membros da equipe saibam e entendam do que fazem parte e por que existem no que se refere à sua organização.

3. Incentive a colaboração

Inúmeras horas são desperdiçadas todos os anos em atividades improdutivas, como procurar documentos extraviados e ler e-mails desnecessários. As ferramentas de colaboração on-line podem eliminar esses geradores de produtividade, permitindo que os membros da equipe de TI encontrem informações críticas de maneira rápida e fácil. 

4. Forneça as ferramentas certas

Ferramentas de gerenciamento de projetos desatualizadas ou inadequadas irão influenciar o funcionamento da equipe de TI mais bem-sucedida. Para gerenciar vários fluxos de trabalho e atribuições de projeto ao mesmo tempo, as equipes precisam de uma solução que forneça uma visão de toda a organização da disponibilidade de recursos e do status do projeto, enquanto se integra aos processos e infraestrutura existentes.

5. Simplifique o fluxo de trabalho – e reduza tarefas desnecessárias. 

As equipes querem entregar grandes coisas e, às vezes, precisamos apenas eliminar as barreiras. Existem programas de otimização e aceleração da produtividade, que gerenciam coisas pequenas, como melhores horários para envio de e-mails, até dicas de como encontrar um horário para reuniões, nacionais e internacionais, encaixando rotinas e fusos horários. 

Uma outra iniciativa, é adotar ações para revisar continuamente as aprovações, notificações, etc. do gerente, para que saibamos quando eles não agregam mais valor e podem ser eliminados. A eliminação de etapas desnecessárias mantém o impulso dos funcionários avançando, tornando-nos mais rápidos e ágeis na resposta aos clientes. Além disso, pergunte a si mesmo – e peça aos chefes de departamento que se perguntem: “É necessário todo formulário, relatório, atualização de status, e-mail, memorando e reunião?

Se uma tarefa a ser realizada não contribui de maneira óbvia e direta para a meta em questão, veja se ela pode ser simplificada ou otimizada. Pergunte aos membros da equipe, individualmente, para saber o que é realmente necessário e o que pode ser eliminado, para agilizar os processos.

6. Realize reuniões regulares da equipe – mas tome cuidado com a excessiva armadilha da reunião. 

Esta é uma oportunidade de compartilhar a visão departamental com a equipe e colocar todos na mesma linha. Descobrimos que, compartilhando o quadro geral – em reuniões mensais e trimestrais – , dá a toda a equipe uma melhor compreensão do que estamos tentando realizar e incentiva todos a trabalharem juntos para alcançar objetivos comuns.

Apenas tome cuidado para não cair na armadilha excessiva das reuniões. Programe reuniões regulares da equipe ou do departamento uma vez por semana ou uma vez por mês e verifique se o dia e a hora estão reservados no calendário de todos.

7. Reduza os relatórios e não microgerencie. 

Você contratou pessoas inteligentes e talentosas porque elas poderiam fazer o trabalho. Agora, deixe-as trabalhar. O microgerenciamento e a supervisão podem matar a criatividade. CEOs, executivos e diretores de equipe podem aumentar a produtividade de suas equipes comunicando metas e eliminando obstáculos administrativos.

Além disso, reduza a quantidade de relatórios que eles precisam fazer, para que possam se concentrar em fazer o trabalho. Se mais de 10% do dia são gastos relatando o trabalho que estão fazendo, algo está fundamentalmente errado. Revise e refine constantemente os relatórios para manter suas métricas otimizadas.

8. Forneça feedback em tempo real – positivo e negativo. 

Reconheça imediata e publicamente os membros da equipe por realizações. Por outro lado, trate de questões ou áreas que precisam ser aprimoradas de forma privada e imediata. O feedback do desempenho em tempo real capacita as pessoas a se apropriarem de seu trabalho, cria confiança e permite que elas saibam onde estão em todos os momentos.

9. Ofereça oportunidades de desenvolvimento. 

Dê aos funcionários a chance de assumir um novo desafio ou aumentar as responsabilidades. O indivíduo não apenas se beneficia da oportunidade de desenvolvimento, mas também mostra a toda a equipe que há oportunidades de aprendizado e avanço disponíveis. Como líder, você está disposto a arriscar e confiar que os funcionários farão o possível para obter sucesso.