Processos, sistemas e ferramentas. O que têm em comum?

Vamos falar um pouco mais sobre processos, desta vez envolvendo também a questão de sistemas ou ferramentas. Mas o que uma coisa tem a ver com a outra?

Em outro post, mostrei que o processo é importante para todos e o contrário é recíproco, ou seja, todos são importantes para o processo também. Mas como “tocar o bumbo sem o instrumento”, ou melhor, como fazer com que os processos “rodem” sem sistemas ou ferramentas adequadas?

Normalmente, precisamos de algum sistema, aplicação, ou outras ferramentas para realizar as atividades rotineiras do trabalho e dos processos envolvidos. Em muitas das vezes, sabemos inclusive que um único sistema ou ferramenta não basta e isso porque depende da necessidade de cada companhia. Mas antes de simplesmente pensar na ferramenta, mais uma vez devemos voltar para os processos.

 

Sistemas e ferramentas adequados aos processos

É um desafio para os profissionais de processos exercitar isso com as equipes, pois, ao conversar com as áreas ou fazer entrevistas questionando o que pode ser feito ou melhorado, em grande parte das vezes são apontadas alterações ou melhorias nos sistemas e ferramentas e não nos processos em si. No fim das contas, o analista de processos acaba virando por um momento o analista de sistemas.

Mas é importante lembrar que os sistemas e ferramentas devem ser adequados às necessidades de processo e não o contrário, seja um processo de TI ou de negócio. Uma das responsabilidades dos analistas de sistemas (e não dos analistas de processos) é traduzir as necessidades relatadas em processos para os sistemas e ferramentas.

Em muitos casos, com a avaliação de um profissional de processos e posteriormente de um profissional de sistemas (os analistas), pode-se chegar à conclusão de uma troca de ferramenta e não simplesmente de ajustes, melhorias ou alterações. E isso pode vir a ocorrer por vários motivos: adequação correta ao processo, limitação técnica de sistema, impossibilidade de customização etc.

Por isso, antes de pensar em alterar telas, botões, inclusão ou exclusão de campos, vale sempre se atentar ao que será impactado no processo. E digo mais, é importante lembrar que é necessário avaliar o que as alterações podem trazer de ganho pensando inclusive na produtividade dos times envolvidos, se colocando sempre no lugar de quem executa as atividades no dia a dia. Se a alteração não traz nenhum ganho, qual o sentido de fazê-la?

Veja que não estou dizendo que os profissionais não devem pensar em melhorias para as ferramentas, muito pelo contrário, todos podem e devem pensar nisso.

Desta vez, buscamos uma frase do psicólogo norte-americano Abraham Maslow para ilustrar um pouco do que foi dito: “Se a única ferramenta que você tem é um martelo, tudo começa a parecer com um prego”.

Então, vamos todos buscar melhorias, sejam elas em processos, sistemas ou outras ferramentas, pois por meio disso sempre haverá melhora na qualidade de serviços.

Marcelo Melo

Atual Coordenador da equipe de Inteligência Competitiva no UOL DIVEO. Profissional no UOL DIVEO há mais de 10 anos, com Formação em Gerenciamento de Redes pela universidade Estácio, e grande experiência em processos de negócios e de TI, com certificações em ITIL e ISO20 e 27.000.