Alterando as permissões e notificações do seu projeto no JIRA

No post anterior já mostrei como customizar tipos diferentes de Issue para o projeto, assim como customizar ou melhorar os Workflows e também associá-los aos diferentes tipos de Issue.

Neste post, mostrarei algumas dicas para customizar permissões e notificações do projeto.

Assim como nos Schemes anteriores (Issue Type e Workflows), ao criar um projeto as permissões e notificações assumem uma configuração padrão, porém é possível alterá-las de acordo com a necessidade. A forma de criação de Permissões e Notificações é muito semelhante, portanto, ao visualizar a forma de adicionar permissões, basta “trocar” para a parte de notificações que o conceito será basicamente o mesmo.

  1. Visualizando as permissões

Ao acessar a administração do seu projeto, do lado direito vá até o item Permissions e clique no Scheme que estará como “Default Permission Squeme”. Na tela apresentada, perceba que o Scheme associado ao projeto, poderá estar compartilhado com vários outros projetos, veja:

 

 

Ao observar que há itens compartilhados com outros projetos, o cuidado na alteração de regras de permissões é redobrado, pois isso afetará os outros projetos que compartilham esse Scheme. É aí onde entra a customização de permissões específicas para o seu projeto.

  1. Criando um Squeme específico

Para criar um Scheme para o seu projeto, clique na engrenagem do canto superior direito do JIRA e logo após em Issues.

No menu esquerdo e no canto inferior, clique em Permission Schemes:

No fim da página exibida, clique no botão Add Permission Scheme Para mudar o Scheme, clique do lado direito superior no botão Actions e na próxima tela dê um nome e descrição para o Scheme a ser criado e clique em Add.

 

  1. Associando o Scheme criado ao projeto

Com o Scheme de permissões adicionado, você precisará agora associá-lo ao seu projeto e depois partir para a edição das permissões. Retorne a administração do projeto, e clique novamente no item Default Permission Scheme (conforme exibido no item 1). Ao lado direito superior, clique na engrenagem, clique em Actions e logo após em “Use a different Scheme”. Na tela exibida, selecione o Scheme criado anteriormente e clique em Associate.

 

 

  1. Editando as permissões

Após ter associado o Scheme de permissões criado, já é possível fazer a edição das permissões. Perceba que a tela exibida é semelhante à do Scheme default, mas agora é sua que está sendo apresentada. Para editar, na mesma engrenagem do lado direito superior, clique em “Edit Permissions”.

 

Para cada permissão há uma descrição de qual é a função da mesma. Para adicionar uma permissão clique do lado direito em Add. As permissões poderão ser adicionadas para Grupos, usuários específicos, Líder do projeto no JIRA, entre outros.

 

 

Adicionadas as permissões do projeto, você poderá alterar as notificações do mesmo conforme a sua necessidade também. A forma de fazer a criação e também a associação das permissões é muito semelhante, bastando voltar à administração do projeto e ao invés de ir na parte de permissões ir na parte de Notificações do projeto.

Espero mais uma vez que essas dicas o ajudem caso esteja utilizando essa ferramenta para o controle de suas atividades.

Até o próximo post 😉

[ ]´s

Melo

JIRA – Customizando tipos de Issue e Workflow

No post sobre o JIRA, falamos que trata-se de uma ferramenta que possibilita a organização de atividades de um projeto, desde o rastreamento de bugs, novas features, melhorias, etc.

Neste post, trarei dicas um pouco mais específicas para customizar um projeto.

Criando o projeto

Possuindo os acessos necessários, para criar um projeto você deverá clicar no menu superior em “Projects” e “Create” e selecionar o tipo de projeto a ser criado. Em qualquer um deles, é possível fazer customizações específicas posteriormente. Para o exemplo do post, utilizei o “Simple Issue Tracking”.

Depois de criado o projeto, o mesmo poderá ser visualizado conforme abaixo:

Para acessar a “administração” do projeto, basta clicar no item “Project Administration” do lado esquerdo inferior (vide imagem acima). Na tela exibida, será possível customizar diversos itens, tais quais: Issue Types, Workflow, Screens, Fields, Versions, Components, Roles, Permissions e Notifications.

 

Customizando Issue Types

No exemplo do post utilizei um projeto padrão (Simple Issue tracking). Ele traz dois tipos de Issue: tasks e subtasks. Mas digamos que você queira adicionar algum outro tipo de Issue. Para isso, no item “Issue Types” você deverá clicar no “Scheme” que tem o nome do projeto criado, no caso do exemplo o nome “APBLOG: Simple Issue Tracking Workflow Scheme”.

Perceba que o Scheme, trata-se de um agrupamento dos tipos de Issue do seu projeto. Para editar, clique do lado direito superior em “Actions” e Edit Issue Types:

Na tela exibida, caso queira novos tipos de Issue no seu projeto, basta clicar sobre o mesmo do lado direito (Available Issue Types) e arrastar para o esquerdo (Issue Types for Current Scheme). É possível ainda alterar o nome do esquema para o nome que você desejar e também adicionar tipos de Issues “não existentes” na tela (por exemplo um tipo de Issue com o nome “posts de blog”)

No fim da página basta clicar em salvar para que as alterações se concluam.

 

Customizando Workflows

É possível ainda, editar o Workflow padrão de seus projetos e também inserir Workflows diferentes para cada tipo de Issue do projeto. Isso poderá auxiliar quando existirem status variados para tipos de Issues diferentes, ou até mesmo outros campos a serem preenchidos (veremos isso em próximos posts).

 

Para editar o Workflow, novamente no modo de administração do projeto, vá até o item de Workflows e clique no “lápis” ao lado do Workflow com o nome do projeto, veja abaixo:

 

Veja que também há um lápis nesta tela. Ao clicar neste, será possível editar o Workflow “visualmente” porém, é possível também editar através de texto clicando no botão “Text”. No caso de edição “visual” será possível adicionar novos status e as “transitions” que são as conexões entre os status.

É possível também associar um Workflow diferente para cada tipo de Issue do seu projeto. Para tanto, retorne ao modo de administração do projeto e clique no “Scheme” do Workflow.

 

Perceba que é exibido apenas um Workflow que é o mesmo exibido anteriormente na edição.

Para adicionar um Workflow no Scheme será necessário clicar em “Add Workflow” e em “Add Existing”.

 

Mas porque “Add Existing”? É isso mesmo, será necessário ter um outro Workflow criado para adicioná-lo e veremos isso logo. Por enquanto imagine aqui que este já existe, assim será exibida uma lista com os Workflows existentes.

 

Selecione o Workflow desejado e clique em Next. Atribua o Workflow ao tipo de Issue desejado e clique em Finish.

 

Para criar um Workflow “separado” do projeto, basta clicar no menu superior direito em no ícone de engrenagem, clicar em “Issues” e logo após no menu ao lado esquerdo em “Workflows”. E é possível sim do mesmo modo, adicionar um Scheme de Workflow separado do projeto (você poderá usar um Scheme diferente do padrão se desejar).

 

Clique do lado direito em “Add Workflow”, no pop-up dê um nome ao Workflow e clique em Add.

 

 

A mesma tela de edição de Workflow que já foi exibida anteriormente aparecerá e já mostrei anteriormente como este poderá ser adicionado ao seu Scheme.

Por enquanto é isso pessoal, espero que para quem usa o JIRA as dicas ajudem de alguma maneira.

Até o próximo post.

 

[ ]´s

Melo

Organizando atividades com o JIRA

Achar uma ferramenta para registrar e controlar  atividades de projetos, e posteriormente extrair informações é um desafio em parte das vezes.

No post sobre organização de demandas, passei algumas dicas para organizar um pouco do caos das demandas que levam mais tempo para atuação dos times, e que muitas vezes fazem parte de um projeto.

Em uma das dicas, informei que na ausência de ferramentas, o controle pode ser iniciado com um quadro branco, canetas, post its, mas não dá pra controlar as demandas assim a vida toda não é mesmo? Além disso, quando for necessário produzir indicadores, ter uma ferramenta é extremamente importante.

O JIRA é uma das ferramentas que pode te ajudar 🙂

Criada em 2002 pela Atlassian (a mesma empresa que entrega ferramentas de produtividade como o Confluence, Crucible e FishEye), tem em seu objetivo primário rastreamento de bugs, de issues e, principalmente gerenciamento de projetos.
Ele pode ser utilizado para controle de atividades de projetos, sejam eles de desenvolvimento de software, campanhas de  marketing, entrega de um produto, ou até mesmo para processos de gerenciamento de serviços de TI (Incidentes, requisições, problemas).

A ferramenta disponibiliza alguns projetos “default” para o controle de atividades e estes também já possuem um Workflow padrão para o andamento das mesmas com o projeto já criado. Veja abaixo alguns exemplos:

Para as equipes de desenvolvimento, é importante observar que o JIRA está muito alinhado com os frameworks Scrum e Kanban, possibilitando criar ciclos de entrega e os quadros visuais (kanban), o que pode auxiliar inclusive para quem tem equipes que trabalham em localidades diferentes.

Há outras coisas que podem ser realizadas com o JIRA no que compete ao acompanhamento de atividades como notificações por email, campos específicos para projetos, workflows específicos, configuração de telas, e pretendo em próximo post dar mais algumas dicas sobre o assunto.

Veja que a intenção deste post não é mostrar que o JIRA é a melhor de todas as ferramentas, mas lhe dar a possibilidade de iniciar a avaliação da mesma como uma alternativa para controle de seus projetos.

Existem ferramentas pagas e gratuitas no mercado como Kanbanize, Kanbanflow (gratuito), Acelerato, Trello (este último comprado recentemente pela mesma empresa do JIRA, Atlassian, mas até então gratuito e com possibilidade de utilizar via mobile e nuvem também), etc. Algumas destas, permitem o teste gratuito durante algum tempo.

A melhor ferramenta, será a que mais se adapta a sua necessidade e para isso é interessante que você faça a sua avaliação 😉

 

Até o próximo post.

[ ]´s

Melo

 

Processos X Sistemas/Ferramentas: O que vem primeiro?

Olá pessoal, tudo bem? É um prazer escrever pra vocês novamente.

Vamos falar mais um pouquinho de processos mas desta vez envolvendo também a questão de sistemas ou ferramentas. Mas Melo, o que uma coisa tem a ver com a outra?

No post anterior nós dissemos que o processo é importante para todos e o contrário é recíproco, ou seja, todos são importantes para o processo também. Mas como “tocar o bumbo sem o instrumento”, ou melhor, como fazer com que os processos “rodem” sem sistemas ou ferramentas adequadas?

Normalmente precisamos de algum sistema, aplicação, ou outras ferramentas para realizar as atividades rotineiras do trabalho e dos processos envolvidos. Em muitas das vezes, sabemos inclusive que um único sistema ou ferramenta não basta e isso porque depende da necessidade de cada companhia. Mas antes de simplesmente pensar na ferramenta, mais uma vez devemos voltar para os processos.

É um desafio para os profissionais de processos exercitar isso com as equipes pois, ao conversar com as áreas ou fazer entrevistas questionando o que pode ser feito ou melhorado, em grande parte das vezes são apontadas alterações ou melhorias nos sistemas e ferramentas e não nos processos em si. No fim das contas, o analista de processos acaba virando por um momento o analista de sistemas 🙂

Mas é importante lembrar que os sistemas e ferramentas devem ser adequados às necessidades de processo e não o contrário, seja um processo de TI ou um processo de negócio. Uma das responsabilidades dos analistas de sistemas (e não dos analistas de processos) é traduzir as necessidades relatadas em processos para os sistemas e ferramentas.

Em muitos casos, com a avaliação de um profissional de processos e posteriormente de um profissional de sistemas (os analistas), pode-se chegar à conclusão de uma troca de ferramenta e não simplesmente de ajustes, melhorias ou alterações. E isso pode vir a ocorrer por vários motivos: adequação correta ao processo, limitação técnica de sistema, impossibilidade de customização, etc, etc.

Por isso, antes de pensar em alterar telas, botões, inclusão ou exclusão de campos, vale sempre se atentar ao que será impactado no processo. E digo mais, é importante lembrar que é necessário avaliar o que as alterações podem trazer de ganho pensando inclusive na produtividade dos times envolvidos, se colocando sempre no lugar de quem executa as atividades no dia a dia. Se a alteração não traz nenhum ganho, qual o sentido de fazê-la?

Veja que não estamos dizendo que os profissionais não devem pensar em melhorias para as ferramentas, muito pelo contrário, todos podem e devem pensar nisso.

E desta vez buscamos uma outra frase para ilustrar um pouco do que foi dito:

“Se a única ferramenta que você tem é um martelo, tudo começa a parecer com um prego.” (Abraham Maslow)

 

Então, vamos todos buscar melhorias, sejam elas em processos, sistemas ou outras ferramentas, pois através disso é que sempre haverá uma melhor qualidade de serviços.

 

#somostodosqualidade

 

Até a próxima 🙂

Melo

Processos, “pra” que te quero?

Olá pessoal, tudo bem? Nosso blog está bacana, não é mesmo?

Hoje vamos abordar um assunto um pouco diferente, mas que também julgamos importante.

A rotina diária das pessoas inclui uma série de atividades: levantar, tomar banho, escovar os dentes, se arrumar, dirigir, deixar os filhos na escola, trabalhar, almoçar, pagar contas, estudar, etc. Fazemos isso naturalmente, sem se atentar que para cada atividade há uma “sequência lógica” para se chegar ao objetivo específico.

Por exemplo, a atividade de tomar banho! Não é possível tomar um banho quente sem antes ligar o chuveiro, assim como o aquecimento da água ficará comprometido se a conta de energia não estiver paga, não é mesmo? Se houver falha no chuveiro, sabemos que é preciso repará-lo, mas não há como fazer isso sem saber o modelo, sem ter o mínimo de conhecimento de elétrica ou enquanto alguém está tomando um banho gelado, certo?

Imagine, então, executar uma série de atividades do dia-a-dia sem regras, sem sequência, sem funções para lhe auxiliar, sem relógio para controlar os horários para execução, etc.

Assim como em nossas vidas, as empresas também precisam de sequências, funções, atividades e regras. E aqui que entram os Processos.

Vamos lá …

Processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas para se chegar a um objetivo, sendo composto por entradas, atividades, funções, regras e saídas. Básico certo? Mas será que todos enxergam a importância disso?

Apesar da importância dos processos e seus benefícios às organizações, clientes e profissionais, persiste a visão da burocracia e da documentação extensa. Neste sentido, um dos desafios para as equipes de Qualidade é transformar um produto de natureza “chata” em algo que efetivamente agregue valor aos seus usuários.

No UOLDIVEO, trabalhamos com processos baseados nas melhores práticas ITIL® e normas ISO/IEC 20000 e ISO/IEC 27001, e é comum existirem questionamentos sobre a necessidade efetiva destes processos na companhia.

A resposta dada aos questionamentos é sempre SIM: os processos são necessários! Não somente por conta das boas práticas ou para atender os requisitos de normas e conformidades com órgãos reguladores, mas porque são justamente os processos que garantem a consistência de uma série de atividades, auxiliam a produzir resultados e a definir papéis e responsabilidades das equipes envolvidas, melhorar a qualidade de serviços e entregar as necessidades de clientes, e acima de tudo, auxiliam na redução e otimização de custos.

É chato pagar contas, mas a importância disso é observada quando ao ligar o chuveiro a agua que sai do mesmo está quente, ou seja, a conta de energia foi paga. Se há uma redução na conta de água, o processo de fechar a torneira enquanto escova os dentes, ou de lavar o quintal com água da chuva foi importante para esse resultado. E não se faz isso sem lógica, sem disciplina e sem a definição do objetivo.

Nas empresas os profissionais devem enxergar os processos com a mesma importância, e fazer com que eles se tornem “naturais”, não deixando de lado é claro a atenção na execução de cada um deles.

Neste caso, a automação de processos é outro item facilitado. Uma vez que as atividades estejam mapeadas é possível detectar gargalos, padronizar e otimizar ações. Melhoria contínua é – por fim – introduzida gerando benefícios crescentes ao produto ou serviço.

Reportar e registrar uma falha sempre que detectada (seja em sistemas, equipamentos ou documentações), corrigir e registrar detalhadamente as soluções, escalonar corretamente, registrar as mudanças e avaliar o que pode ser impactado, alinhar e manter a comunicação com os envolvidos, tudo isso é importante para a que haja qualidade nas entregas e para que o cliente (interno ou externo), fique satisfeito. Além disso, vale citar que prejuízos podem ser evitados, principalmente em eventuais casos de eventos de crise.

Por fim, vale lembrar que nada está escrito em pedra e podem existir exceções, porém, estas não podem virar regras ou mudar sem avaliação as definições existentes.

Como disse em outro post, nada é tão bom que não possa ser melhorado e no caso de Processos, os profissionais têm papel fundamental para as melhorias.

“Não é suficiente você fazer o seu melhor; primeiro você precisa saber exatamente o que fazer, para depois dar o seu melhor

Edwards Deming

Até a próxima.

Melo

A “demanda” de organizar “demandas”.

Há algum tempo colaboradores (líderes ou liderados) comentam “há muita demanda, é difícil organizar”, “fica difícil fazer follow-up”, ou questionam “como vamos tratar tudo?”,

“há ferramentas ou métodos?”, “como centralizar?”

Exercitando a questão de organização é possível reunir algumas dicas que me ajudam bastante a “pôr ordem no caos”. São dicas que podem e devem ser adaptadas e/ou complementadas conforme a necessidade de cada um. Aí vão:

  1. Defina o Fluxo de trabalho

É muito importante saber por que etapas o trabalho a ser executado passará. Isso dará visibilidade e ajudará futuramente a levantar indicadores para o time e para os clientes. Defina o seu fluxo de trabalho e quais são as etapas do mesmo, e compartilhe com o seu time para que este possa opinar se há algo a mais ou a menos que possa ajudar. Se for o caso,  comece com algo simples como por exemplo definir o status das demandas (“aberto”, “em andamento”, “pendente” e “concluído” ou “backlog”, “work in progress”, “qa”, etc). A medida que o time identificar mais itens basta ajustar o fluxo e alterar as demandas em suas novas etapas. Um dos métodos que pode ajudar nesse sentido, é o método de Kanban. O Kanban significa “quadro visual” e é onde podem ser colocadas as etapas de seu fluxo e também as demandas, tendo assim uma gestão à vista 🙂

 

gif

 

  1. Defina os canais de entrada e unifique

É comum receber diversas demandas, e isso ocorre de várias formas: e-mail, sistema, telefone, comunicador instantâneo e/ou corporativo, corredor da empresa, etc. A dica aqui é definir os melhores canais e na medida do possível torná-los um só. Feito isso, comunique aos clientes ou fornecedores que enviam essas demandas sobre o canal, mostrando que com isso, a recepção das demandas estará centralizada para você e seu time, o que trará ganhos na hora de tratar a comunicação de status e outras informações.

 

  1. Defina uma ferramenta de registro e acompanhamento

É claro que em toda companhia existem ferramentas para registro e acompanhamento de demandas e é neste momento que surgem as questões, em qual delas acompanhar?. A dica é definir pensando entre o que são itens rotineiros e aqueles que demandam mais tempo de atuação. O que é de rotina pode estar em ferramentas de atendimento através de catálogo de serviços já pré-definidos e o que tem atuação mais longa, por exemplo,  itens de projetos, podem estar em um outro local. Para a segunda opção não deve haver desculpas sobre ferramenta, muitas vezes “o simples ajuda” e muito. Lembra-se do Kanban citado no item 1? Tente iniciar quadro branco, caneta e alguns post its, desde que o item 1 já tenha sido definido e compartilhado com o time. Com o fluxo de trabalho no quadro, registre as demandas em post its, eles podem ser diferenciados por cores o que pode indicar inclusive o recurso responsável por cada demanda e até mesmo os projetos. Você terá um quadro Kanban e mais uma vez gestão à vista.

Falando de sistema para o controle, um dos indicados é o JIRA da Atlassian, porém existem outras ferramentas (inclusive gratuitas) como o Trello e o Kanbanflow que podem auxiliar. Aliás estas últimas ferramentas estão na nuvem e podem ser acessadas de qualquer lugar, o que vale para quem tem equipes em locais diferentes. As ferramentas ajudam a medir e tratar o velho ditado “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia (adaptado de W. Edwards Deming).”

Através do sistema será possível extrair os indicadores necessários.

  1. Entenda bem as demandas e identifique os envolvidos

Não adianta ter canais unificados e simplesmente sair tratando todas as demandas assim que chegam. Isso pode tornar o trabalho mais lento e a tendência é ter muitos trabalhos paralelos e no fim das contas não se entrega nada, ou a entrega se atrasa e no mínimo sai sem a qualidade esperada. Portanto, realize o entendimento da demanda, seja em reunião ou alinhamento breve. Lembre-se que existem demandas que podem se desdobrar em várias outras.

Além disso, identificar os envolvidos para manter uma comunicação é extremamente essencial, lembre-se que para várias demandas não é apenas o solicitante que necessita conhecer a entrega de fato.

  1. Priorize

Priorize todas as demandas recebidas.Utilize critérios como impacto operacional, financeiro, impacto no negócio interno ou do cliente, e se necessário envolva também o solicitante ou outros envolvidos para lhes dar essa visão. Coloque em ordem de prioridade o que deve ser tratado primeiro e se possível dentro de ciclos de entrega.

gif 2

 

6 . Defina os responsáveis e as datas possíveis de entrega

Defina os responsáveis pela entrega e se possível as datas correspondentes. Com as datas de entrega comunique seus clientes e solicitantes. Isso facilitará a negociação e ajudará a ter um cronograma mais efetivo e em caso de atrasos mais uma vez há visibilidade e oportunidade para negociação.

 

  1. Inicie mas acompanhe

Inicie as demandas e acompanhe ao máximo, se possível diariamente. Talvez em alguns momentos você será o “chato da história”, mas o follow-up é importante não só para garantir as datas de entrega, mas também para manter o solicitante e envolvidos informados sobre o status das demandas. Mostre para as pessoas e para o seu time, o quanto é importante manter-se sempre atualizado sobre todas as demandas em andamento e também sobre tudo que há no backlog para ser tratado.

 

  1. Demandas de rotina

Separe com o time tempo para as rotinas (catálogo de serviços) de modo que não afete as demandas que possuem maior tempo de atuação, principalmente se elas forem tratadas em ferramentas diferentes. Ler e-mails ou atender chamados de rotina por exemplo duas ou três vezes ao dia permite que no resto do tempo, outras demandas sejam tratadas.

  1. Seja flexível e negocie

Demandas chegam todos os dias, e sempre há algo em andamento. Seja flexível para avaliar o que chega, identificando o que deve ser iniciado ou tratado de imediato. Se houver casos assim e estiver com muitas outras demandas em andamento, negocie a postergação de itens já em andamento com os clientes, mostre os impactos e siga em frente.

gif 3

 

  1. Adapte-se

Envolva o time e teste os fluxos de trabalho, seguindo estas e outras dicas. Utilize frameworks de mercado e veja a qual você e seu time se adaptam, por exemplo o Scrum e o Kanban. De fato,  mal  não lhe farão desde que,  estejam de acordo com a sua necessidade. É importante lembrar que nada é tão bom que não possa melhorar.
Por fim, adapte-se, organize-se. Como diria um grande estrategista:

“Comandar muitos é o mesmo que comandar poucos… Tudo é uma questão de organização.

Sun Tzu”

Até breve,

Marcelo Melo