uoldiveo - Dicas para tirar os projetos do papel e cumprir os prazos

3 dicas para tirar os projetos do papel e cumprir os prazos

Projeto em TI é uma atividade crítica recorrente, assim como os seus requisitos: as necessidades são urgentes, os cronogramas são apertados e as expectativas do cliente estão lá em cima. O ponto é que mesmo com todo o empenho das equipes, ao longo das semanas, é possível observar que os projetos não saem do papel da forma idealizada e, pior, com prazos completamente estourados.

Mas como evitar os motivos que levam ao caos tantos projetos de TI?

1 – Tenha claro o escopo contratado

O primeiro e mais típico dos motivos que levam ao caos são os mal-entendidos com relação ao que o cliente deseja versus o que ele contratou, considerando a capacidade de entrega do fornecedor. O entendimento do projeto é fundamental e vai determinar o seu sucesso ou fracasso. Você realmente entendeu a necessidade do cliente e o escopo que foi contratado? Você possui recursos suficientes para cumprir a proposta?

Pode parecer óbvio, porém é primordial avaliar o contrato assinado pela área comercial. A situação é mais comum do que se imagina, sobretudo em empresas de pequeno e médio portes. E em muitas empresas grandes que não possuem tanta maturidade em TI, o que é comum em setores como saúde, agricultura, construção civil, entre outras.

2 – Planeje a contratação dos recursos

Apresente um cronograma viável frente à complexidade do projeto. Em muitos casos, os projetos já começam atribulados porque não foram avaliados os recursos necessários para as tarefas. Além disso, não há tempo hábil para contratações ou treinamentos. Ou seja: não há recursos disponíveis dentro de casa.

Esse cenário conturbado dá origem a outras grandes dificuldades que atrapalham os cronogramas e tiram o sono dos gerentes de projeto, como por exemplo a má comunicação.

3 – Defina bem o papel do gerente de projetos

Podemos dizer que o gerente desempenha uma função que vai além de escriba. É ele quem vai realizar a documentação do projeto e registrar todos os passos necessários para concretizar uma tarefa dentro de um modelo de segurança, pontuando os prazos, negociando possíveis atrasos e fazendo novos acordos. O gerente de projetos precisa ser alguém com capacidade de comunicação com todos os envolvidos – tanto stakeholders quanto sua própria equipe – garantindo que o projeto flua dentro do esperado.

Vale lembrar que a capacidade de negociação do gerente é um dos grandes desafios para o cumprimento dos prazos. Quem nunca se deparou com “brigas” via e-mail com inúmeras pessoas copiadas, com réplicas e tréplicas de acusações, normalmente com o assunto se desviando do foco inicial? Além de ser uma situação vexatória, demonstra a falta de sensibilidade do gerente em avaliar a proposta técnica e estudar com sua equipe antes de conversar com cliente.

A importância de manter o cronograma em dia

Cumprir prazos significa manter o cliente satisfeito e se comprometer com ele, mas para tal é preciso fazer cálculos dentro do universo de trabalho disponível. Muitas vezes, a área comercial faz propostas audaciosas e a área técnica precisa correr para entregar, faça chuva ou faça sol. Isso não é saudável e qualquer erro pode comprometer o relacionamento com o cliente.

Outro ponto é a famosa definição de prioridades: ninguém quer ouvir que tal item em um projeto é mais importante do que outro. Porém, é preciso saber a hora de negociar prazos, pois nem sempre é possível dar vazão a todas as tarefas simultaneamente.

Por fim, entregar um projeto dentro do prazo e com todas as exigências do contrato exige uma comunicação bastante alinhada entre toda a equipe, além de muito jogo de cintura para negociação de cronogramas. Não se engane: os recursos são sempre limitados e quanto mais clareza você conseguir estabelecer em um projeto, melhor para todos.

 

Luis Francisco Felizola Soares